Verwaltungsmitarbeiter*in (w/m/d)für die zentrale BüroorganisationGesucht
Das Futurium in Berlin lädt seine Besucher*innen seit September 2019 ein, sich mit Zukunftsfragen zu beschäftigen. Ausstellung, Lab und Veranstaltungsprogramm geben Einblicke in die Zukunft, die schon heute in Hochschulen, Forschung und nicht zuletzt in den Köpfen der Menschen entsteht. Unter der Leitfrage „Wie wollen wir leben?“ ist das „Haus der Zukünfte“ ein lebendiger Ort des Dialogs. Bislang konnten über 2 Mio. Menschen im Futurium begrüßt werden, das damit zu den meistbesuchten Museen Berlins zählt.
Träger des Hauses ist die Futurium gGmbH, deren Gesellschafter die Bundesrepublik Deutschland (vertreten durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung), deutsche Wissenschaftsorganisationen, führende Unternehmen sowie Stiftungen sind.
Die Futurium gGmbH sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet in Vollzeit eine*n:
Verwaltungsmitarbeiter*in (w/m/d)für die zentrale Büroorganisation
Gesucht wird ein Organisationstalent, das mit Herz und Verstand als zentrale*r Ansprechpartner*in die übergeordneten Verwaltungsabläufe der Gesellschaft steuert. Die Aufgaben müssen vor Ort in den Räumlichkeiten der Gesellschaft erbracht werden und sind nicht geeignet für mobiles Arbeiten.
Zu den Aufgaben zählen insbesondere:
Sekretariatsaufgaben
- Management der Ein- und Ausgangspost, auch zwischen den beiden Bürostandorten der Gesellschaft
- Pflege der zentralen E-Mail-Adresse der Gesellschaft
- Pflege der Adressdatenbank
- Management des Zugangs Dritter in die Büroräume der Gesellschaft (Lieferant*innen, Gäste, Bewerber*innen, etc.)
- Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungsterminen (Einlass, Catering, Anforderung der technischen Ausstattung)
- Organisatorische Steuerung der Gremienarbeit und Versand von Unterlagen
- Führen des Terminkalenders der Kaufmännischen Geschäftsführerin und Steuerung des Unterschriftenlaufs
Verwaltungstätigkeiten
- Buchung und Abrechnung von Dienstreisen nach Bundesreisekostengesetz
- Zuständigkeit für die tägliche Erfassung der An- und Abwesenheiten
- Betreuung der Übersicht „mobiles Arbeiten“
- Bewerbungsmanagement: Betreuung des Bewerbungspostfaches, Terminkoordination, Absagemanagement
- Beschaffung und Ausgabe von Büromaterial
- Laufende Dokumentation, Verwaltung von Unterlagen
Gesucht wird eine Persönlichkeit mit folgendem Profil:
- abgeschlossene Ausbildung zur/zum Fachangestellten für Bürokommunikation, zur/zum Kauffrau/-mann für Büroorganisation oder eine fachlich vergleichbare Berufsausbildung
- gründliche und vielseitige Kenntnisse im Bereich Büroorganisation
- professioneller Umgang mit Standard-Software
- sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
- gutes Planungs- und Organisationsvermögen
- Zuverlässigkeit sowie sicheres und serviceorientiertes Auftreten
- Kenntnisse im Bundesreisekostenrecht sind von Vorteil
Was wir bieten:
- Einen interessanten und abwechslungsreichen Arbeitsplatz in einer innovativen und kreativen Umgebung mitten im Herzen Berlins
- Einbindung in ein motiviertes und engagiertes Team
- Familienfreundliche Arbeitszeiten
- Mobiles Arbeiten
- Möglichkeiten zur internen und externen Weiterbildung
- Vergütung auf der Grundlage der Entgeltverordnung des TVöD Bund
- Jahressonderzahlung
- 30 Tage Jahresurlaub, 24.12. und 31.12. arbeitsfreie Tage
- Betriebliche Altersvorsorge VBL
- Zuschuss zum Job-Ticket für den öffentlichen Nahverkehr
Die Vergütung erfolgt je nach Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen bis EG 5 TVöD zzgl. der im Bereich des öffentlichen Dienstes üblichen Leistungen. Link zum Entgeltrechner: https://oeffentlicher-dienst.info/tvoed/bund
Die Futurium gGmbH gewährleistet die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Bewerber*innen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Der Bewerbung sind aussagekräftige Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Beurteilungen/Zeugnisse, Ehrenämter oder sonstige Beschäftigungen/Tätigkeiten) beizufügen.
Ihre Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte bis zum 28.04.2024, zusammengefasst in einem Dokument, ausschließlich per E-Mail an:
Futurium gGmbH
Bettina Scharf
Alexanderufer 2
10117 Berlin
E-Mail: bewerbungen@futurium.de
Bezeichnen Sie bitte Ihre Bewerbung im Betreff wie folgt: „Nachname_Bewerbung_Ver_MA“.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsprozesses (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO). Bei Nichteinstellung werden Ihre personenbezogenen Daten nach einer Frist von 6 Monaten ab Absageschreiben gelöscht.